Mengundang Pejabat

Hariatni Novitasari


Enam tahun ikut mengurus acara yang mengundang para pejabat dari Jakarta, memang gampang-gampang susah. Selain permintaan mereka yang sederetan panjangnya, juga yang tidak pernah memberikan kepastian datang apa tidak. Mereka memberikan keputusan di menit-menit terakhir. Misalnya saja, untuk pejabat sekelas menteri, ada conditional yang kadang membuat kita geli, “Hanya Tuhan dan presiden yang tahu.” misalkan saja, si menteri sudah memastikan untuk hadir, akan tetapi, siapa yang tahu kalau di menit-menit terakhir beliaunya harus dipanggil oleh presiden.

Meskipun sudah memastikan hadir di acara, kalau presiden memanggil, apa daya, mereka pasti pada akhirnya tidak datang. Lain lagi dengan “kepastian” presiden ataupun wakil presiden. Conditionalnya, tidak terjadi hal yang genting dengan republik ini yang terjadi secara mendadak. Karena itu, kedua beliau ini, mengkonfirmasi kehadiran biasanya dua hari menjelang acara.

Selain masalah ketidakpastian, kita juga dihadapkan berbagai macam conditional lainnya. Misalkan saja: kalau kita mengundang pejabat A, pejabat B tidak mau datang karena mereka berseberangan pandangan. Jadi pintarnya panitia untuk menangani dan mengindari hal-hal semacam ini. Atau, di lain waktu, terjadi sebaliknya, si pejabat A hanya akan mau datang kalau pejabat B juga datang, karena dia tidak mungkin menjadi tamu atau pembicara dengan orang yang “level” nya rendah dari beliau pejabat A.

Kita juga harus berhadapan dengan setumpuk permintaan dan persyaratan prosedur yang kadang cukup rumit. Misalkan saja, para pejabat selalu meminta list persyaratan seperti minta dijemput dengan mobil sekelas ini dan itu. Tidak mau dijemput dengan mobil biasa saja. Pernah juga kita harus menyewa jet pribadi karena beliau yang bersangkutan ada acara yang benar-benar tidak bisa ditinggalkan, dan beliaunya menjadi keynote speaker. Akhirnya, beliaunya pun kita jemput dengan menggunakan helikopter. Selain mobil, tentu saja mereka meminta pula hotel dengan sekelas presidential suite. Kita tidak hanya menanggung untuk pejabat itu, tetapi juga para ajudan mereka yang kadang jumlahnya tidak sedikit.

Bahkan, iklan acara di koran juga dipersoalkan. Misalnya, susunan nama pejabat di dalam iklan. Pejabat ini namanya harus di atas nama pejabat ini karena dia memiliki status jabatan yang lebih tinggi.

Namun ada pula pejabat yang tidak mau dijemput, tidak mau diinapkan di hotel karena mereka sudah mendapatkan jatah dari instansinya. Kadang kantor perwakilan mereka di daerah sudah mengurus mereka. Jadi panitia tinggal menunggu mereka di venue. Ada pula yang hanya membawa satu ajudan atau bahkan datang sendirian. Tapi jumlah seperti mereka ini sangat sedikit.

Belum lagi kalau mengundang RI 1 ataupun RI 2. Acara akan tambah ribet lagi karena harus mematuhi prosedur protokoler yang sangat ketat. Contoh yang paling sederhana, harus disediakan tenaga keamanan yang cukup untuk menjamin tidak akan terjadi apa-apa dengan presiden ataupun wakilnya. Maka para polisi, tentara, intel dan sniper sudah berada di veneu minimal dua hari menjelang acara. Mereka juga membawa metal detector langsung dari Jakarta.

Prosedur protokoler kadang juga harus berubah di detik-detik terakhir yang akan merubah semua susunan acara. Misalkan saja, susunan meja undangan. Karena tidak sesuai dengan ketentuan protokoler, susunan kursi para undangan dan komposisi tempat duduk bisa berubah sewaktu-waktu. Sekali lagi, berdasarkan ketentuan protokoler. Panitiapun akhirnya harus kalang kabut di menit-menit terakhir untuk mengarahkan para tamu karena nomor meja mereka sudah tidak sesuai lagi dengan yang tersedia atau tertera di undangan mereka.

Kita harus pontang-panting untuk mengarahkan undangan ke kursi baru mereka. Pernah juga, ketika RI 1 yang menghadiri acara, format acara diubah setelah Gladi Resik (jam 5 sore). Kala itu, lighting berada di posisi di atas presiden. Protokoler dan Paspamres pun meminta panitia untuk memindahkan lighting itu karena bisa membahayakan keselamatan presiden. Acara juga agak dirubah. Si penyanyi A harusnya menyanyi enam buah lagu, di menit-menit terakhir, si penyanyi hanya diijinkan untuk menyanyi dua lagu. Meskipun rundown acara sudah lama disetujui dengan banyak revisi oleh mereka.

Temans, begitulah kiranya susah-gampangnya mengundang pejabat. Sesusah-susahnya mengundang para pejabat dari Jakarta, hal semacam ini harus tetap dijalani, karena acara kita memang berkaitan dengan mereka, dan kebijakan mereka di daerah.

Terima kasih sudah membaca. Silakan tinggalkan komentar.

Your email address will not be published. Required fields are marked *